Ao longo dos anos, tenho visto MUITA gente se equivocar na hora de registrar a entrada de material de uso e consumo no seu ERP. E esse equivoco está relacionado normalmente com a seguinte situação: Cadastro ou não cadastro esse item lançado na nota fiscal de entrada de uso e consumo?

Qualquer processo apresenta a seguinte sequência lógica:

Entrada -> Processamento qualquer -> Saída.

Pensando na Saída, nós podemos analisar a forma de registro de material de uso e consumo sob dois aspectos: fiscal e gerencial.

Sob o aspecto fiscal, nossa maior referência são as obrigações acessórias, mais especificamente as EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições, e ambas tratam o objeto desse artigo de forma bastante parecida.

A versão 3.0.7 do guia prático da EFD-ICMS/IPI, ao detalhar o registro 0200 (Tabela de identificação do item – Produto e Serviços), determina em seu item “d” que: A discriminação do item deve indicar precisamente o mesmo, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo item ou discriminações genéricas (a exemplo de “diversas entradas”, “diversas saídas”, “mercadorias para revenda”, etc), ressalvadas as operações abaixo, desde que não destinada a posterior circulação ou apropriação na produção:

1 – de aquisição de “materiais para uso/consumo” que não gerem direitos a crédito;

2 – que discriminem por gênero a aquisição de bens para o “ativo fixo” (e sua baixa);

3 – etc.

Traduzindo, se o item for para uso e consumo, e não der direito a crédito, pode usar discriminação genérica (e olhe que nem vou falar aqui da vedação a discriminações diferentes para o mesmo item, que é outro problema MUITO comum, e será objeto de outro artigo).

E vou ainda mais longe, ao detalhar o campo 08 (COD_NCM), que o código NCM do item, o mesmo manual determina que: Fica dispensado o preenchimento deste campo, quando o tipo do item informado no campo TP_ITEM for igual a 07 – Material de uso e consumo; 08 – Ativo Imobilizado; 09 – Serviços; 10 – Outros insumos; e 99 – Outras.

Ou seja, sob o aspecto fiscal, o material de uso e consumo pode ter discriminação genérica e não deve ter NCM informado. Lembre-se da condicionante de NÃO gerar crédito.

Já sob o aspecto gerencial, seria interessante para uma empresa pegar todo o seu material de uso e consumo e jogar no mesmo item genérico? Acredito que não.

Então, acredito que seria uma boa prática ficar no meio termo, que seria utilizar discriminação genérica, mas nem tanto.

Penso que a melhor forma de registrar esse tipo de material seria analisando e estruturando seus itens de cadastro, de maneira que eles simplifiquem a geração de suas obrigações acessórias, mas também agrupassem informações gerenciais relevantes para agregar valor na gestão.

De que forma?

Criando, por exemplo, itens de cadastro das seguintes naturezas:

– Material de uso e consumo – Manutenção Predial;

– Material de uso e consumo – Manutenção de Máquinas e Equipamentos;

– Material de uso e consumo – Manutenção de Veículos;

Etc.

Assim, quando seu setor fiscal for lançar uma nota fiscal de entrada de material de uso e consumo no seu ERP, ao invés dele cadastrar todos os 10 ou 20 itens registrados na nota, ele vai simplesmente associar este material ao item de cadastro mais apropriado, mantendo seu cadastro saneado, pois evita a indiscriminada inclusão de novos itens, e agregando valor na gestão, pois este material será direcionado para a natureza de consumo apropriada, sendo evidenciada futuramente nos relatórios gerenciais.

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