Depende!

Se você gosta de viver perigosamente, não vejo problema algum em gerar os arquivos SPED (EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições) pelo sistema do seu Contador. Garanto a você que emoção não vai faltar em sua vida.

Agora, se você é do tipo que prefere tranquilidade e segurança fiscal, recomendo que gere os arquivos SPED diretamente do seu sistema de gestão (ERP).

Defendo essa posição com os seguintes argumentos:

1. Há o GRANDE risco de o estoque registrado no sistema contábil de seu contador estar divergente do estoque escriturado no seu ERP. As diferenças podem estar na codificação/descrição dos itens, ou até nas quantidades registradas etc. Esta divergência pode causar inconsistências na hora de gerar os arquivos, e inconsistência em arquivo SPED não é uma coisa muito legal.

Essas divergências também ocorrem por uma prática muito comum. Normalmente o assistente fiscal que vai “importar” as notas fiscais de entrada no sistema contábil do contador utiliza a funcionalidade: “importar/criar novos produtos”. O que acontece ao utilizar essa funcionalidade? Cada vez que o sistema contábil importar uma nota fiscal, e nela constar um item não identificado anteriormente, o sistema contábil simplesmente “cria” um novo item, utilizando as informações registradas na nota fiscal.

Esta prática faz com o um item seja cadastrado várias vezes no sistema, com códigos e descrições diferentes, o que é VEDADO dentro de um arquivo SPED.

Quando essa nota fiscal é importada no ERP do cliente, é de se esperar que o setor fiscal tenha o cuidado de gerenciar a inclusão de novos itens com bastante rigor. A boa prática manda desabilitar a funcionalidade de importação automática de novos itens de estoque, e criar os seus itens manualmente, só depois os vinculando aos itens existentes nas notas fiscais de entrada.

Esta prática vai lhe poupar várias dores de cabeça junto ao Fisco.

2. Parametrizações fiscais incorretas… esse é outro GRANDE risco que se corre ao gerar o arquivo SPED no sistema do contador, e não em seu ERP.

Você pode até pensar: Mas ora bolas, se ele é contador, como vai classificar uma operação fiscal de maneira incorreta?

A resposta é muito simples… a configuração fiscal DEPENDE de informações administrativas… e MUITAS vezes o contador não tem acesso à essas informações tempestivamente. Saber a destinação de um item adquirido é FUNDAMENTAL para a correta classificação fiscal deste.

Quando registra uma nota de entrada em seu ERP, pressupõe-se que o seu setor fiscal conhece os detalhes da operação, como datas, valores, NCMs, finalidade, detalhes da negociação etc. Pois só assim ele poderá registrar o documento fiscal de maneira assertiva.

Entender os detalhes da operação, e as características dos produtos envolvidos diminui sensivelmente o risco de inconsistências nos arquivos SPED.

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Ninja do SPED